大会执行主席江夏容女士受大会主席团委托宣读办公制度
福建省江氏委员会办公室（会馆）管理制度
第一条为加强工作机构管理，明确要求，规范行为，树立良好形象，营造优质氛围，特制定本规范。
第二条服务规范：
1．仪表端正：职员应仪表整洁；
2．优质服务：在任何场合接待委员会内外人员的垂询、要求等，应注意尊重对方，耐心听取、正确阐述应回答的问题；
3．用语文明：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；
4．热情接待：遇有客人进入工作场地应礼貌接待或劝阻，上班时间办公室内应保证有人接待；
5．电话畅通：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用办公室电话时间过长。
第三条工作秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、会长室）或通过电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间不应影响他人工作和保密事项（特殊情况除外）。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作范围内和工作区内的卫生保洁、安全防范工作，保持安全顺畅、物品整齐，桌面静洁。
4.专用的设备由专人定期清洁，公共设施由指定人员负责定期做好清洁保养工作。
5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，应立即报修，及时解决问题。
第四条 物资分类
1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等；
3.管制品：订书机、文件夹、计算器等；
4.个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；
5.实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、电脑、摄像机、照相机。
第五条办公用品物资采购
1.办公用品物资的采购，原则上由秘书处统一购买，属特殊物资经会长同意，可由申购人自行购买。
申购物品应填写物品申购单，由秘书长审核，会长批准。
2.物资采购由专人负责，并采取以下方式：
1)定点：定大型超市进行物品采购。
2)定时：每月月初进行物品采购。
3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。
4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优择价或招标选用。；
第六条物资领用管理
1.根据物资分类，进行不同的领用方式；
2.低值易耗品：直接向物品保管人员签字领用；
3.管制品：直接向物品保管人员签字领用；
4.贵重物品：根据专立物品的领用程度向会长领用，并在物资保管帐登记签字负责；
5.实物资产：由财务设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状；第七条 物资借用
1.凡借用办公器材，需填写物资借用单，并由会长或专管员签字认可；
2.借用物资超时未还的，专管员有责任督促归还；
3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况由损害者照价或折价赔偿；
4.新进人员到职时，向会长领用办公物品；人员离职时，必须向会长办理办公物品归还手续，未经会长认可的，不得为其办理离职手续。
5.会长有权控制每位职员的办公物品领用总支出。
第八条 传真机的使用管理
1.传真件的接收纳入秘书处收发文管理制度范围内，由秘书处统一接收。
2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时给会长审阅后批转有关人员阅办。涉及工作机构有关事务的原件在会长或秘书处留存，收件部门留复印件。
3.传真机应按规定时间保持开机状态。
4.发送传真，由秘书处统一发送；重要文件可经会长同意后由当事人亲自发送。
5.传真发送，须经会长批准，填写发文登记表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。
6.传真原件留存会长或秘书处办公室。
7.传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。
第九条 值班管理
1.员工值班：秘书处办公室设立值日制度，排定专职人员值班；
2.会长值班：会长依据驻会人员或副会长情况，设立会长、副会长值班制度。
3.员工值班责任：维护工作秩序，及时联络、处理委员会各项事务；巡查办公室保洁情况，电话记录、处理转送及收发文书；填写值班记录，完成领导交办任务。
4.会长、副会长值班责任：检查督促员工值班状况，接待来访，处理突发、紧急事件，按规定准确填写值班记录。
5.值班纪律：
（1）遵守工作纪律，按时交接班，有事须先请假得到批准，以便安排临时代替人员；
（2）.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；
（3）.在规定的时间做好防盗、防恐怖活动、防火等安全防护工作，尤其加强对重点部位的监管；
（4）.接待来访注意观察判断，既要热情接待，又要具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，掌握对外宣传口径，保守工作机密；
（5）.值班人员应与会长保持联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；
（6）. 遇到紧急事件，要冷静，迅速、正确地采取应急措施，以免贻误；及时汇报会长或公安部门报警。
6.接听值班电话注意事项：
（1）.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报本会名称、职务、姓名，如对方未通报，应适当询问清楚；
（2）.使用语言文明，用语恰当，音调适合，切忌粗声粗气；
（3）.对重要的电话内容，可请对方复述认可；
（4）.对要求打领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；若领导有交代不便透露时，切记要做好保密工作，委婉拒绝深入询查；
（5）. 对方咨询类事项要态度和蔼、礼貌对待、区别性质恰当地回答；
（6）. 除重要情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；
（7）.节假日值班，由负责人带班，征求所属人员同意后排定值班表，印发各有关部门和人员执行；
（8）.根据需要，多兼值班工作者，可给予增加适当的加班补贴或轮休。
福建省姓氏源流研究会江氏委员会
二0一一年三月十三日
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